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BookIt 运营手册

给运营、市场同事看的业务说明:谁在用、一张预约怎么走完、推广和返现怎么算。

四类使用者

系统里的人分四类,每类只能看到和自己有关的预约。

不用注册

顾客

  • 浏览门店目录(中文简繁、日、英、韩五种语言)
  • 在线提交预约
  • 用「预约号 + 电话或联系方式」查进度
只能看到自己这一单
渠道工作台

渠道合作方 / 客服

  • 替顾客下单
  • 分享专属推广链接
  • 修改或取消自己带来的预约
  • 导出自己的预约表格
只能看到归自己的预约;结算后不能再改
商家后台

商家(门店)

  • 收到新预约邮件
  • 确认或婉拒预约
  • 顾客到店后填写消费金额
  • 提交门店资料修改
只能看到自己门店的预约
管理后台

BookIt 运营 / 管理员

  • 维护门店、分类、须知
  • 查看和处理全部预约
  • 把没有渠道的预约分给渠道
  • 开通渠道和商家账号
  • 审核商家提交的资料
  • 设置返现比例、结算
能看到全部预约

一张预约是怎么走完的

从顾客看到门店,到渠道拿到结算。

flowchart LR
  subgraph 顾客
    C1[浏览门店
看到返现标签] --> C2[提交预约] C3[凭预约号查进度] end subgraph 渠道合作方 A0[分享专属推广链接] -.-> C1 A1[替顾客下单] end subgraph 系统自动 S1[生成预约号
状态:待确认] --> S2{这单归谁} S2 -->|渠道下单 / 带推广码| S3[归该渠道] S2 -->|没有推广码| S4[待分配] S1 --> S5[邮件通知
商家与运营] end subgraph 商家 M1{确认 or 婉拒} -->|确认| M2[顾客到店后
填消费金额] end subgraph 运营 O1[分配渠道] O2[计算返佣并结算] end C2 --> S1 A1 --> S1 S5 --> M1 S4 --> O1 M2 --> O2 S1 -.-> C3
  1. 下单:顾客自己在网站提交,或由渠道替顾客下单。系统检查门店是否接受预约、人数是否够起订、时间是否已过。
  2. 生成预约号:每张预约都有 BK 开头的预约号,状态是「待确认」。顾客凭这个号查进度。
  3. 确定归属渠道:渠道下单的、或顾客带着推广码下单的,自动归这个渠道;都没有的进入「待分配」,由运营分配。
  4. 通知:系统给对应门店的商家和运营各发一封邮件。
  5. 商家确认:商家在后台点「确认」或「婉拒」,可以附一句说明。
  6. 到店消费:商家填写实际消费金额。
  7. 结算:运营根据消费金额和返佣比例给渠道结算,结算后这张单锁定。

预约状态说明

顾客、渠道、商家看到的状态是同一套。

stateDiagram-v2
  [*] --> 待确认: 下单
  待确认 --> 已确认: 商家确认
  待确认 --> 已婉拒: 商家婉拒
  已确认 --> 待确认: 渠道改了门店/人数/日期/时间
  已婉拒 --> 待确认: 渠道改了门店/人数/日期/时间
  待确认 --> 已取消: 渠道或运营取消
  已确认 --> 已取消: 渠道或运营取消
  已确认 --> 已结算: 到店消费后结算
  已结算 --> [*]
  
状态意思谁能改变它
待确认刚下单,等商家回复商家确认或婉拒;渠道/运营可取消
已确认商家接了这单商家可改判;渠道改了关键信息会退回「待确认」
已婉拒商家没法接(满员、时间不合适等)商家可改判;渠道可改时间重新提交
已取消顾客不去了渠道或运营操作
已结算已经给渠道结过钱结算后渠道和商家都不能再改
渠道改了门店、人数、日期、时间中任何一项,已确认的单会自动退回「待确认」,需要商家重新确认。只改备注、联系方式不会。

推广与返现市场重点看

每个渠道都有自己的推广码,顾客从推广链接进来,预约就自动记在这个渠道名下。

专属推广链接

门店目录链接后面加 ?agent=推广码 即可。顾客点开后推广码会自动填好,30 天内再回来下单仍然算这个渠道。

手动填推广码

顾客也可以在预约表单的「客服ID」一栏自己填推广码,效果一样。填错或渠道已停用的推广码不生效,单子会进「待分配」。

返现标签

门店卡片上会显示「返现 x%」标签(五种语言都有)。比例等于该渠道在这家店的返佣比例,从渠道链接进来的顾客看到的是这个渠道的比例。标签文案由运营在后台改。

门店接单状态

门店分四种:可预约、先询价、售卖可询约、暂缓。「暂缓」的门店不能在线预约,推广时要避开。部分门店有最低人数要求,表单上会提示。

对外只展示返现比例。具体返佣金额和结算记录只有运营能看到,不要外发。

返佣与结算运营重点看

flowchart LR
  R1[门店默认返佣比例] --> R3{该渠道在这家店
有单独比例吗} R2[运营给渠道设的专属比例] --> R3 R3 -->|有| R4[用专属比例] R3 -->|没有| R5[用门店默认比例] R4 --> R6[返佣 = 商家填的消费金额 × 比例] R5 --> R6 R6 --> R7[运营按时间段统计
批量标记已结算]
  1. 只统计已确认且有渠道的预约。没有渠道的单不产生返佣。
  2. 商家必须先填消费金额,系统才能算出返佣。月底结算前记得催商家补金额。
  3. 运营在后台选时间段查看汇总,勾选后批量标记「已结算」,可以填结算单号方便对账。

门店资料怎么更新

flowchart LR
  M[商家提交资料修改] --> E[等待审核]
  E --> D{运营审核}
  D -->|通过| P[网站上立即更新]
  D -->|驳回| N[不生效]
  E -.同一门店同一语言再次提交.-> X[旧的申请自动作废]
  O[运营直接修改] --> P
  

商家只能修改自己门店的资料,而且要按语言分别提交。改动经运营审核通过后才会显示在网站上。

常见问题

顾客问「我的预约怎么样了」?

让顾客打开「预约状态查询」页面,输入预约号和下单时填的电话(或微信 / LINE / WhatsApp / 邮箱)即可查看。电话号码带不带 +81、开头的 0 都能识别。

顾客没带推广码,事后说是某个渠道介绍的?

这单会在「待分配」里,运营在后台把它分给对应渠道即可。

商家一直没确认怎么办?

商家会收到新预约邮件。超时未确认的,运营可以在后台代为确认或婉拒,也可以联系商家。

渠道能不能自己确认预约?

不能。确认和婉拒只能由商家或运营操作,渠道只能修改和取消自己的预约。

已结算的单写错了怎么办?

结算后渠道和商家都改不了,只能由运营在后台处理。

新渠道或新商家怎么开通?

由运营在后台创建账号。渠道会分配一个推广码;商家要关联到对应门店,否则看不到预约。